Het arbeidsrecht en het ontslagrecht in het bijzonder zijn de laatste jaren veel geëvolueerd (o.m. door de invoering van het eenheidsstatuut, cao nr. 109 en het recht voor de werknemer om de concrete ontslagmotieven te kennen, …). Dit heeft een belangrijke invloed gehad op de ontslagvrijheid van de Belgische werkgever.
De werkgever heeft steeds een grote ontslagvrijheid gekend, een zo goed als absolute ontslagmacht met daarbij natuurlijk wel eventuele financiële repercussies. Dit is echter de laatste jaren geëvolueerd naar een ontslagvrijheid- en macht met verantwoordingsplicht.
Deze evolutie vergt een cultuurwijziging in de bedrijven. Werkgevers zullen zich meer moeten richten op een traceerbare communicatie met de werknemers. Het volstaat niet meer te denken dat het probleem wel zal opgelost worden op het moment dat het zich voordoet. Het is belangrijk om te anticiperen op het moment waarop de werkgever zich moet verantwoorden.
Hierdoor is dossieropbouw echt nodig.
De belangrijkste fase van de arbeidsrelatie waarin de werkgever zich zal moeten verantwoorden (en waarin dossieropbouw dus van belang is), is bij de beëindiging ervan. Het is in deze fase dat de verantwoordingsplicht in de praktijk het meest aan bod komt en het vaakst aanleiding zal geven tot discussies met de werknemer.
Bij de beëindiging van de arbeidsrelatie kunnen in het bijzonder vier situaties onderscheiden worden waarbij de werkgever zich zal moeten verantwoorden bij de beslissing die hij heeft genomen.
Er zijn natuurlijk financiële risico’s verbonden aan het niet kunnen verantwoorden van de beslissing tot beëindiging van de arbeidsrelatie. Het zal daarbij ofwel om betaling van een opzeggingsvergoeding t.b.v. de wettelijke opzeggingstermijn in geval van een niet (goed) gemotiveerd ontslag om dringende reden en/of een schadevergoeding van 3 tot 17 weken loon in geval van kennelijk onredelijk ontslag, of 3 tot 6 maanden loon indien een ontslagbescherming werd geschonden of indien er sprake is van discriminatie.
Er zijn verschillende praktische tips die kunnen helpen bij een goede dossieropbouw, maar de belangrijkste tip is: zorg voor een schriftelijk spoor en denk daarbij out of the box. Een personeelsdossier moet dus niet enkel bestaan uit (aangetekende) brieven, maar kan ook bestaan uit interne briefwisseling (bv. tussen de leidinggevende en de HR-manager), gespreksverslagen etc.
Aarzel voor meer praktische tips bij het opbouwen van een dossier in personeelszaken niet om ons kantoor te contacteren. Wij kunnen u hierbij met raad en daad bijstaan.